Про надмірні і недостатні комунікації

Яке місце у вашому списку болючих організаційних питань посідають комунікації? Якщо не топ-5, можете пропускати цей допис. Конкретніше я маю на увазі культуру розповсюдження інформації всередині організації.

За моїми спостереженнями в компаніях часто панує або надмірна комунікація (over communication), або недостаня (under communication). От ці ситуації і хочу з вами розглянути детальніше. Як і навіщо діагностувати ці випадки, і що робити далі.

Для початку порівняймо наслідки over communication для вашої команди (peers, direct reports, wider team):
- люди витрачають цінний час на зустрічі замість того, щоб використовувати його для вирішення робочих задач
- люди неуважно сприймають інформацію, якою ділитесь ви або інші
- люди практикуають мультизадачність, проте якісно не виконують жодної задачі
- в людей падає продуктивність, поступово накопичується негатив і страждає мотивація

Ці наслідки легко помітити неозброєним оком. Навіть в умовах віддаленої роботи. Вам допоможуть наступні питання-підказки.
1. Скільки людей уважно слідкує за обговоренням проблеми чи питання, а скільки паралельно веде листування?
2. Як часто люди запам'ятовують, обговорюють і обдумують інформацію, якою ви ділитесь? Як вона трансформується в прийняті рішення?
3. Який відсоток цієї інформації стає actionable?
4. Ваші спостереження справедливі для чужих зустрічей? Чи може справа у ваших навичках публічних виступів?

Отже, надмірні комунікації призводять до зайвих витрат часу, а оскільки час = гроші, то це означає недоотриманий прибуток. Крім того, вони можуть погіршити емоційний фон, а з ним і продуктивність. Порівняймо ці наслідки із ситуацією under communication:
- в організації відсутня прозорість
- прийняті рішення стають неоптимальними
- команди й департаменти розсинхронізуються, внаслідок чого зсуваються терміни
- з'являється багато змін в останній момент, накопичується технічний борг
- падає якість продукту / сервісу і знов страждає мотиція
- погіршується customer satisfaction, падає виручка

Звісно, деякі пункти можуть бути викликані й іншими причинами. Наступні питання стануть в нагоді. Спробуйте їх поставити команді.
1. У вас є необхідна інформація для прийняття рішень?
2. Ви розумієте, куди рухається організація в середній і віддаленій перспективі?
3. Ви згодні з рішеннями, які ухвалює компанія / топ-менеджмент? Негативна відповідь може вказувати на відсутність контексту в респондента. Не згоден тому, що не розуміє причин.
4. Ви можете пояснити, як ваша поточна задача транформується в цінність для кінцевого користувача/споживача? Негативна відповідь вказує на надопрацювання з боку продактів.

Зрозуміло, це не вичерпний список і він стосується в першу чергу продуктових команд і організацій. До речі, ці ж питання можна потрібно поставити й собі. Наприклад, якщо ви не розумієте, чому ваші люди приймають певні рішення, то можливо ви недоотримуєте інформацію або не доносите її достатньою мірою (як лідер і керівник).

Знайти баланс комунікацій - складна задача. Залишмо поза дужками очевидний перекос, коли люди в організації не надають одне одному достатньо інформації або створюють зустрічі за будь-якого приводу. Про синхронні комунікації, до речі, я вже писав раніше. Серйозні проблеми розпізнати легко. Складніше визначити ранні відхилення або мати справу із комбінацією цих ситуацій в різних командах і департаментах.

Що ж, поговоримо ще про діангостику і можливі кроки по вирішенню в наступному дописі. А поки що у вигляді домашнього завдання проаналізуйте свою ситуацію.

Завдання 1. Обміркуйте, які ще питання ви можете поставити своїм колегам, щоб оцінити якість обміну інформацією в організації. Якщо хочете по ним зворотній зв'язок, поділіться в коментарях перш ніж виносити їх на команду.

Завдання 2. Оцініть ваші комунікаціх всередині компанії за шкалою від extreme under-communication до extreme over-communication. За допомогою наведених вище питань дізнайтесь точку зору команди (peers, direct reports, wider team), порівняйте зі своєю.