✳️ ۱۴ نکته برای برگزاری عالی یک جلسه ارزیابی
۱. برای کاهش اضطراب کارکنان و ایجاد یک رابطه دوستانه، از ابتدا جو مشارکت و همکاری را برقرار سازید.
۲. از حضور آنها در جلسه قدردانی کنید.
۳. شرایطی ایجاد کنید که احساس راحتی داشته باشند.
۴. عوامل حواس‌پرتی را محدود کنید. درها را ببندید، و زنگ‌های اعلان تلفن همراه یا کامپیوتر را بی‌صدا کنید.
۵. احتمالاً تا پیش از این طی بحث‌ها و دوره‌های ارزیابی رابطه‌ای را بر پایه اعتماد با کارکنان خود ایجاد کرده‌اید، اما اگر اینطور نیست، با برداشتن گام‌هایی سنجیده می‌توانید احترامی را که برای کارکنان قائل هستید به خوبی به آنها نشان دهید.
۶. اگر خوب به آنها گوش کنید، باعث می‌شوید که حس کنند حرف‌هایشان شنیده می‌شود. پس یادتان باشد که چک کردن تلفن همراه یا ساعت را به بعد از اتمام گفتگو موکل کنید!
۷. هدف جلسه را یکبار دیگر به کارکنان یادآوری کنید: تعیین اینکه هر یک از افراد با توجه به اهداف تعیین‌شده در چه مرحله‌ای از کار هستند، ارائه بازخورد سازنده، و بحث در مورد اینکه کارکنان باید چه کارهایی انجام دهند تا بتوانند موفق عمل کنند.
۸. به‌شکلی صریح به آنها بگویید که پیشنهادات و انتقادهایشان ضروری و ارزشمند است و اینکه امیدوارید فضایی آزادانه برای گفتگو ایجاد شده باشد تا همه باهم بتوانند برای حل مسائل پیش‌آمده تلاش کنند.
۹. همچنین اشاره کنید که کارکنان از جلسه نت‌برداری کنند تا بعدها به یاد داشته باشند که در مورد چه چیزهایی صحبت شده است.
۱۰. زمانی که اهداف و فعالیت‌های جلسه را به‌طور شفاف بیان کردید، سوالاتی بپرسید که به شما کمک می‌کند تا بهتر متوجه شوید کارکنان چه دیدی در مورد عملکرد خودشان دارند. به این ترتیب جلسه از کنترل صرف شما نیز خارج می‌شود.
۱۱. اگر دیدید که چندان مایل به صحبت نیستند، سوالاتی مثل اینها را بپرسید: «به نظرتان اوضاع کار چگونه پیش می‌رود؟ چه چیزهایی خوب است و چه مشکلاتی سر راهتان قرار دارد؟» یا «نکته‌های اصلی را که می‌خواهی در مورد خودارزیابی‌ات بنویسم بگو.» به جای موافقت یا مخالفت با نکته‌هایی که گفته می‌شود، فقط گوش کنید.
۱۲. گاهی چیزهایی را که شنیده‌اید با بیان خودتان بازگو کنید تا نشان دهید که دارید با دقت گوش می‌کنید. مثلاً بگویید: «اگر درست منظورت را فهمیده باشم، با توجه به گزارش‌های فروش هفتگی به تمام اهدافی که تعیین کرده بودیم رسیده‌ای، اما موفق نشدی با همه مشتریان کلیدی ارتباط برقرار کنی. درست می‌گویم؟» به این ترتیب اگر بدفهمی به‌وجود آمده باشد کارمند می‌تواند منظورش را شفاف‌تر بیان کند.
۱۳. وسط حرف کسی نپرید.
۱۴. گاهی نیز پیش می‌آید که کارکنان در طول جلسات ارزیابی درخواست افزایش حقوق یا ارتقاء شغلی داشته باشند. این موضوعات نباید تبدیل به موضوع اصلی گفتگو شود، اما اگر به‌طور مستقیم ازتان سوال شد، آماده پاسخ دادن باشید.
Source: HBR 2021
۱. برای کاهش اضطراب کارکنان و ایجاد یک رابطه دوستانه، از ابتدا جو مشارکت و همکاری را برقرار سازید.
۲. از حضور آنها در جلسه قدردانی کنید.
۳. شرایطی ایجاد کنید که احساس راحتی داشته باشند.
۴. عوامل حواس‌پرتی را محدود کنید. درها را ببندید، و زنگ‌های اعلان تلفن همراه یا کامپیوتر را بی‌صدا کنید.
۵. احتمالاً تا پیش از این طی بحث‌ها و دوره‌های ارزیابی رابطه‌ای را بر پایه اعتماد با کارکنان خود ایجاد کرده‌اید، اما اگر اینطور نیست، با برداشتن گام‌هایی سنجیده می‌توانید احترامی را که برای کارکنان قائل هستید به خوبی به آنها نشان دهید.
۶. اگر خوب به آنها گوش کنید، باعث می‌شوید که حس کنند حرف‌هایشان شنیده می‌شود. پس یادتان باشد که چک کردن تلفن همراه یا ساعت را به بعد از اتمام گفتگو موکل کنید!
۷. هدف جلسه را یکبار دیگر به کارکنان یادآوری کنید: تعیین اینکه هر یک از افراد با توجه به اهداف تعیین‌شده در چه مرحله‌ای از کار هستند، ارائه بازخورد سازنده، و بحث در مورد اینکه کارکنان باید چه کارهایی انجام دهند تا بتوانند موفق عمل کنند.
۸. به‌شکلی صریح به آنها بگویید که پیشنهادات و انتقادهایشان ضروری و ارزشمند است و اینکه امیدوارید فضایی آزادانه برای گفتگو ایجاد شده باشد تا همه باهم بتوانند برای حل مسائل پیش‌آمده تلاش کنند.
۹. همچنین اشاره کنید که کارکنان از جلسه نت‌برداری کنند تا بعدها به یاد داشته باشند که در مورد چه چیزهایی صحبت شده است.
۱۰. زمانی که اهداف و فعالیت‌های جلسه را به‌طور شفاف بیان کردید، سوالاتی بپرسید که به شما کمک می‌کند تا بهتر متوجه شوید کارکنان چه دیدی در مورد عملکرد خودشان دارند. به این ترتیب جلسه از کنترل صرف شما نیز خارج می‌شود.
۱۱. اگر دیدید که چندان مایل به صحبت نیستند، سوالاتی مثل اینها را بپرسید: «به نظرتان اوضاع کار چگونه پیش می‌رود؟ چه چیزهایی خوب است و چه مشکلاتی سر راهتان قرار دارد؟» یا «نکته‌های اصلی را که می‌خواهی در مورد خودارزیابی‌ات بنویسم بگو.» به جای موافقت یا مخالفت با نکته‌هایی که گفته می‌شود، فقط گوش کنید.
۱۲. گاهی چیزهایی را که شنیده‌اید با بیان خودتان بازگو کنید تا نشان دهید که دارید با دقت گوش می‌کنید. مثلاً بگویید: «اگر درست منظورت را فهمیده باشم، با توجه به گزارش‌های فروش هفتگی به تمام اهدافی که تعیین کرده بودیم رسیده‌ای، اما موفق نشدی با همه مشتریان کلیدی ارتباط برقرار کنی. درست می‌گویم؟» به این ترتیب اگر بدفهمی به‌وجود آمده باشد کارمند می‌تواند منظورش را شفاف‌تر بیان کند.
۱۳. وسط حرف کسی نپرید.
۱۴. گاهی نیز پیش می‌آید که کارکنان در طول جلسات ارزیابی درخواست افزایش حقوق یا ارتقاء شغلی داشته باشند. این موضوعات نباید تبدیل به موضوع اصلی گفتگو شود، اما اگر به‌طور مستقیم ازتان سوال شد، آماده پاسخ دادن باشید.
Source: HBR 2021
Comments
Be the first to add a comment
Log in to comment